martes, 16 de septiembre de 2008

FORMA DE INICIAR EN WORD

FORMAS DE INICIAR EN WORD
La forma más directa de arrancar Word 2000 es utilizar el menú Inicio, por medio del comando
Inicio/Programas/.../Microsoft Word. Sea cual sea el sistema que se utilice para arrancar la
aplicación, haciendo doble clic sobre un archivo creado con Word (extensión *.doc por defecto),
arrancará el programa y se abrirá el archivo correspondiente. Para el lector que no ha utilizado
nunca Word 2000, se recomienda practicar con el programa, en particular con las operaciones de
formateado de texto. Los resultados de cualquier acción o comando son inmediatamente visibles en
la pantalla.

PANTALLA DE WORD

PANTALLA DE WORD
En esta imagen se pueden distinguir
varios elementos horizontales o
barras. La parte superior es la barra
de títulos, en ella aparece el nombre
de la aplicación (Microsoft Word) y
el nombre del archivo que está
abierto. En un documento nuevo
aparecería Documento1, que es el
nombre por defecto utilizado por el
programa para un documento al que
todavía el usuario no ha puesto
ningún nombre.
La siguiente línea es la barra de
menús, desde la que es posible abrir
los menús que dan acceso a los
comandos más importantes del
programa.
A continuación se presentan dos barras de herramientas, en las que se disponen algunos iconos (botones) con los que se pueden hacer las operaciones más frecuentes e importantes, sin tener que abrir los menús correspondientes. En la versión Word 2000, a estas dos barras se les denomina Estándar y Formato, respectivamente. En el menú Ver, dentro del comando Barras de herramientas se encuentra la forma de hacerlas desaparecer de la pantalla, así como la de hacer que aparezcan otras barras de herramientas de las que se dispone.

Las barras de
herramientas de Word 2000 se
pueden cambiar de posición sobre
la pantalla. Para ello basta hacer
clic con el mouse en una zona de
la barra que no sea un botón y
arrastrarla a la nueva posición.
También se pueden añadir y/o
retirar botones por medio del
cuadro de diálogo que se abre con
el comando,
Herramientas/Personalizar...

En la parte inferior, justamente encima del texto, aparece la última barra, llamada Regla. Con la regla se pueden controlar los sangrados del texto, las tabulaciones, y en general lo que tiene que ver con las medidas de la página en cm (o pulgadas).

En la parte inferior de la ventana de Word 2000 aparece la barra de estado, en la que aparece otra información de tipo general, como la página y la sección, el número total de páginas, la línea y la columna de la pantalla en la que está el cursor, la hora, etc.
Aparecen también tres pequeños iconos o botones, en la parte izquierda, que permiten pasar de una a otra forma de ver el documento. Colocando la flecha del cursor sobre los botones de las barras de herramientas, el nombre de cada botón (lo que es) aparece en un recuadro sobre fondo amarillo, sin necesidad de pulsar ningún botón del mouse.
Distintas formas de ver un documento
Existen varias posibilidades para ver un documento, casi todas ellas controladas por el menú Ver.
En el modo Normal todo el documento se ve de un modo continuo. En este modo no se ven de una forma adecuada los elementos gráficos insertados en el texto. Este modo es útil para computadores lentos.
Abriendo de nuevo el menú Ver y eligiendo la opción Diseño de impresión el documento aparece como una sucesión de páginas, con las delimitaciones entre una y otra claramente marcadas. Si en la página hay Encabezados y/o pies de página, serán también visibles en su verdadera posición y dimensión.
En el modo Diseño de impresión se tiene, pues, una visión mucho más real del documento. Como contrapartida, trabajando en modo Diseño de impresión el programa consume más recursos del computador que trabajando en modo Normal.
En el modo Esquema un documento puede verse ocultando la mayor parte de la información, es decir, viendo solamente los títulos de los distintos apartados y quizás -si se desea- la primera línea de cada párrafo. Cuando se trabaja con el modo Esquema aparece una barra de herramientas específica que suele verse debajo de la barra Formato (la barra de herramientas en la que aparecen los tipos y tamaños de letra).
Otra opción similar a la anterior, que se encuentra también en el menú Ver, es Documento Maestro, con la que se puede trabajar con documentos compuestos por secciones que se almacenan en distintos archivos.
Por otro lado existe en el menú Ver la opción Pantalla completa, con la cual desaparecen los menús, barras, etc., ocupando el documento toda la pantalla.
Para volver a la situación inicial basta con hacer clic en el icono que aparece abajo, en el margen derecho.
En el menú Ver está también la posibilidad de ver o dejar de ver cualquiera de las ocho barras de herramientas disponibles en Word 2000. Para ello se elige el comando Barras de herramientas.
Al lado del nombre de la barra correspondiente aparece una marca que indica si la barra está activada o no. En este menú se tiene también la posibilidad de modificar la configuración de las barras de herramientas, eligiendo Personalizar.
También en este menú Ver se activa la posibilidad de ver los encabezamientos y pies de página (Encabezado/Pie), las notas a pie de página, y otros campos.
El último comando del menú Ver es el comando Zoom, que permite controlar el tamaño de lo que aparece en la pantalla.
Queda tan sólo por comentar una
última forma de visualizar el
documento (muy útil), que no está en
el menú Ver sino en el menú
Archivo: es el comando Vista
preliminar (puede accederse desde
la barra Estándar con el botón Vista
preliminar).
Con este comando el texto resulta
casi completamente ilegible, a no ser que se utilice el
zoom, pero como contrapartida se
tiene una visión global y rápida de
cómo queda el documento en
conjunto. Con este modo es posible
ver una o múltiples páginas
simultáneamente.

TRABAJO CON DOCUMENTOS

TRABAJO CON DOS PARTES DEL MISMO DOCUMENTO


Word 2000 puede trabajar con dos partes diferentes del mismo documento, lo cual es muy útil por ejemplo cuando se quieren comparar dos párrafos que están en páginas distintas y quizás copiar o trasladar texto de uno a otro.
Para ello Word 2000 dispone de la capacidad de dividir la pantalla en dos partes, cada una con sus propias barras de desplazamiento. Esta capacidad se activa colocando el cursor en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical; haciendo clic cuando el cursor cambia de forma (dos rayas horizontales paralelas con dos flechas verticales) la pantalla se divide en dos mitades, con cada una de las cuales se puede ver una parte del documento distinta.

Manejo de documentos


Abrir documentos nuevos o ya existentes

Cuando se inicia Word 2000 desde el menú Inicio aparecerá en pantalla un documento nuevo en blanco que por defecto se llama Documento1. Para crear un documento nuevo en cualquier otro momento, se hace clic en la barra de herramientas Estándar (botón Nuevo) o mediante la opción Nuevo del menú Archivo.
Los nombres por defecto con los que se crean sucesivos nuevos documentos son Documento2, Documento3, etc.
Para abrir un documento ya existente, hay que hacer clic en el icono Abrir de la barra de herramientas Estándar, o bien elegir la opción Abrir del menú Archivo. Se abre un cuadro de diálogo y después hay que elegir el archivo que se quiere abrir en la unidad de disco y directorio en que se encuentra.



GUARDAR Y CERRAR DOCUMENTOS

Para guardar documentos se utiliza el icono Guardar de la barra de herramientas Estándar, o se elige Guardar ó Guardar Como del menú Archivo, según se trate de actualizar un archivo que ya existía o de crear uno nuevo que aún no tiene nombre asignado.

Es muy importante entender
bien la diferencia que existe
entre los comandos Guardar y
Guardar como.
El primero de ellos sirve para
actualizar un archivo de disco
que se ha abierto previamente y
en el que se han introducido
cambios. Así pues Guardar no
crea un nuevo archivo, excepto
si se utiliza con un documento
nuevo que no ha sido nunca
guardado en el disco (en este
caso particular, Guardar es
completamente equivalente a
Guardar como, y da lo mismo
utilizar un comando u otro).
Por el contrario, Guardar como crea un nuevo archivo con un nuevo nombre, dejando el archivo anterior tal como estaba. Una aplicación típica de Guardar como es crear una nueva versión de un documento: se abre el documento anterior, se introducen las modificaciones y se guarda con un nuevo nombre: de esta forma se conservan con nombres diferentes el documento original y el
modificado.

Guardar automáticamente documentos


Como ya se ha adelantado, existe una opcion en Word 2000 para que los documentos en los que se está trabajando se guarden automaticamente cada cierto tiempo. Para activarla hay que elegir el comando OPCIONES del menu HERRAMIENTA.



Aparecerá una ventana de diálogo. En ella se debe hacer clic sobre la solapa guardar y activar la casilla de GUARDAR INFO, de AUTORRECUPERACION CADA..., indicando un valor en cuadro de texto mostrado.

Insertar documentos

Word 2000 permite incorporar documentos ya existentes al que se encuentra activo, insertando su contenido en la posición deseada.
Para ello coloquese el cursor en el punto del documento activo en el que quiera introducir el segundo documento. Selecciónese INSETAR/ARCHIVO y en el cuadro de dialogo que se abre, elíjase el archivo que se quiera insertar.







Buscar documentos


En ocasiones se desea encontrar documentos contenidos en ficheros de los que no se recuerda exactamente el nombre o el directorio en el que están almacenados.
En Word 2000 este problema se resuelve con la utilidad Buscar, que se activa con el comando Archivo/Abrir. Al ejecutar este comando se abre un cuadro de diálogo. En la parte inferior de la ventana aparecen los cuadros de diálogo en los que se puede especificar el nombre y el tipo del archivo, la fecha de la última modificación o alguna frase característica de su contenido.

Proteger documentos

En Word 2000 existen dos niveles de protección para un documento:
Protección de lectura: ...para impedir que otros usuarios puedan abrir un documento y leerlo.
Protección de escritura: ...para impedir que otros usuarios modifiquen un documento, pero permitiendo que lo lean.
Existen dos formas de activar estas protecciones:
1) Elegir el comando Opciones del menú Herramientas y hacer clic sobre la solapa Guardar de la ventana que se obtiene. En la parte inferior del cuadro de diálogo resultante hay que elegir el tipo de protección que se desea.
2) Al guardar el documento con Guardar como, hacer clic sobre el botón Opciones, con lo que se accede al mismo cuadro de diálogo.
Dar formato al texto. En un documento de Word 2000 se pueden realizar operaciones de formato a cuatro niveles: documento, sección, párrafo y carácter. A continuación se recuerda brevemente qué es cada cosa.
Documento es todo aquello que constituye una unidad, por ejemplo una carta, un artículo, unos apuntes o incluso todo un libro.
Sección es una parte de un documento con sus propias características de formato global.
Los distintos apartados de un artículo o los distintos capítulos de un libro son ejemplos típicos de Secciones.
Párrafo es un conjunto de frases que terminan con un punto y aparte, o –si se prefiere– con el carácter nueva línea. Este carácter es el símbolo ¶ que aparece al pulsar la tecla Enter cuando está activada la opción de ver los caracteres invisibles.
Caracteres son las letras u otros signos tipográficos, considerados por separado. Cada conjunto de caracteres que forma parte de un párrafo puede tener su propio formato. Los formatos típicos de los caracteres son el tipo y tamaño de letra (Fuente), el estilo (negrita o cursiva o como debe llamarse, bastardilla, subrayado, etc.), la altura sobre la línea (subíndices o superíndices), etc.

Formatos de documentos y secciones

Ciertos formatos como por ejemplo el tamaño y orientación de la página; los márgenes superior e inferior, izquierdo y derecho; la diferencia y/o simetría entre páginas pares e impares; los encabezamientos y pies de página, etc. son propios de los documentos y las secciones. Para definir algunos de estos formatos se sitúa el cursor dentro del documento o de la sección y se elige el comando Archivo/Configurar página..

Armado de texto en columnas:

Word 2000 permite trabajar con dos o más columnas por página. Las columnas pueden ser de igual
o distinta anchura.
El número de columnas es
una característica de la
sección, por lo que si en
un determinado punto del
documento queremos
cambiar el número de
columnas, habrá que
introducir en ese punto un
cambio de sección con
Insertar/Salto.

Impresión de documentos

Antes de imprimir un documento conviene activar la opción Archivo/Vista preliminar (se puede también hacer clic sobre el botón del mismo nombre). Mediante esta opción se consigue obtener una visión global de cada página del documento.
Cuando se esté seguro de que el documento ya tiene la forma que se le ha querido dar, tan sólo queda activar la opción Imprimir del mismo menú Archivo (o hacer clic en el botóncorrespondiente) para obtener la impresión del documento.

DISEÑO DE TABLAS

Las tablas de Word 2000 son muy fáciles de utilizar. En la barra de herramientas Estándar hay unbotón -Insertar Tabla- que permite insertar tablas en el texto. Existe también un menú llamado Tabla. En ese menú están concentradas casi todas las posibilidades referentes a las tablas.
La primera y más directa posibilidad es Insertar una tabla en un documento. Para ello basta colocar el cursor en el lugar en el que deba ser Insertada (de ordinario, una línea sin ningún otro contenido), y activar el comando Insertar Tabla del menú Tabla, o bien hacer clic en el botón Insertar Tabla de la barra Estándar. Con este segundo método se abre una cuadrícula arrastrando sobre la cual puede determinarse el número de filas y columnas que se desea tenga la tabla. Con el primer método -comando Tabla/Insertar Tabla- se abre un cuadro de diálogo en el que se puede establecer el número de filas y columnas, así como la anchura de éstas (la opción auto es bastante eficaz).
Seleccionando una o más filas de la tabla, los comandos Tabla/Eliminar Filas y Tabla/Insertar Filas permiten borrar las filas seleccionadas o introducir antes de la selección tantas nuevas filas, como filas estén seleccionadas.
En este caso los comandos Tabla/Eliminar Celdas y Tabla/Insertar Celdas abren sus respectivos cuadros de diálogo en los que aparecen nuevas opciones. El comando Tabla/Combinar Celdas, permite juntar dos o más celdas de una fila o columna. Seleccionando una o más columnas, en el menú Tabla se tienen las opciones Insertar Columnas y Eliminar Columnas, análogas a las vistas para
filas. Además con el comando Celda ancho y alto se puede controlar la altura de las filas y la anchura de las columnas, al mismo tiempo que permite seleccionar algunas otras características de cada celda.
La opción Tabla/AutoFormato da la posibilidad de diseñar la tabla utilizando formatos predefinidos de WordUn último aspecto interesante de las tablas es el control sobre las líneas de separación entre sus celdas. Se pueden dibujar las líneas que se desee y con el grosor más adecuado. Para ello, hay que seleccionar las celdas a las que va a afectar el cambio, y elegir el comando Bordes y sombreado del menú Formato.

GRAFICOS DENTRO DE WORD

GRAFICOS DENTRO DE WORD
Para trazar formas geométricas,
líneas o emplear material
precargado en el programa, se
hace clic en el botón Dibujo
que se encuentra en la barra
Estándar, y luego elegir la
herramienta que se prefiera de
la barra inferior. Entre las
opciones más interesantes estáWordArt.

CREACION DE UNA PAGINA WEB

CREACION DE UNA PAGINA WEB
Una página Web es un simple documento de texto ASCII escrito con unas marcas o tags especiales, que constituyen el lenguaje HTML (Hyper Text Markup Language). Al abrirlo dentro de un software navegador de Web, tal como Netscape Navigator o Internet Explorer, ese simple documento muestra texto, imágenes y enlaces o links a otros documentos. Al pulsar en un enlace o
link, el usuario se traslada a otro documento de Internet o de la intranet de la empresa.
Las herramientas de creación de páginas Web de Microsoft Word 2000 permiten utilizar muchas de las posibilidades de Word 2000 para desarrollar páginas Web totalmente funcionales. Con muchas de las mismas órdenes que se utilizan en Word 2000, se puede insertar y formatear texto, imágenes gráficas y enlaces para crear páginas Web. Las herramientas de creación de páginas Web sólo están disponibles al activar un documento HTML. Se puede abrir un documento HTML existente o uno en blanco para empezar a escribir sobre él. Las páginas Web creadas con Word 2000 se guardan como archivos HTML (esta opción se elige en el cuadro de diálogo al que se accede mediante Archivo/ Guardar como) y aparecen en el disco con la extensión ".HTM".
Para abrir una página Web en blanco hay que elegir Archivo/Nuevo y seleccionar el icono Página Web. La creación de páginas Web es rápida e intuitiva con Word 2000.

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA-VERSION WORD XP

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA-VERSION WORD XP
La combinación de correspondencia nos facilita el enviar un mismo documento a destinatarios diferentes creando el documento principal por una parte y por otra el listado de las personas a las que se envía la información.
En esta versión de Office XP cambiaron los pasos para realizar la combinación de correspondencia como se hacía con las versiones 97 y 2000.
Antes de comenzar, se requiere tener el listado o la base de datos de las personas a quienes se les va a enviar la información.
Dicho listado puede estar en formato de tabla en Word, desde Excel o Access; lo importante es que tenga el nombre del campo en cada columna como por ejemplo: Nombre, Puesto, Departamento, etc.